En la nova economia que ve associada a la Societat del Coneixement i de la Informació, és habitual que les empreses i administracions treballin en diferents seus o sucursals distribuïdes i connectades entre elles. En aquest context, disposar d'una intranet corporativa de comunicació i treball es converteix en una important eina per aconseguir més comunicació, més eficàcia i més rendibilitat.
En un principi el concepte d’intranet pot ser tan ampli o tant concret com es vulgui. Finalment, però, el que es vol identificar amb aquest concepte és el conjunt d’eines, programes, recursos i facilitats necessaris per a la correcta execució de la feina diària de l’empresa. Un altre concepte important és la privacitat d’aquestes funcions: només els usuaris que tinguin els permisos necessaris hi podran accedir i treballar-hi. A més, aquestes funcions també estaran limitades en alguns aspectes segons els rols als quals pertanyi cada usuari.
És per això que aquesta intranet s’ha de valorar i executar seguint les necessitats específiques de cada cas. Una intranet corporativa pot consistir en un cas en un complert sistema de gestió de materials, clients,… mentre que en un altre cas serà un sistema de control d’agendes compartides, fòrums, etc.
Encara que en una primera instal·lació es contempli només uns apartats determinats, això no implica que aquest hagi d’ésser l’estat definitiu de la intranet corporativa. A mesura que vagin sorgint noves necessitats de gestió de la informació aquestes es poden anar resolent amb nous paquets totalment integrats sense cap perjudici del sistema inicial implantat. S’ha de veure aquesta solució com un conjunt funcional fet a base de funcions autònomes que, un cop integrades, interactuen entre si per obtenir una més rica experiència de treball. De la mateixa manera si una d’aquestes opcions inicials, al cap del temps, resulta que no s’adapta plenament al funcionament desitjat o bé simplement es deixa d’utilitzar (degut a canvis en els procediments interns de l’empresa) també es pot eliminar o desactivar de forma molt senzilla.
La clau en aquest sistema és l’adaptabilitat a les necessitats de cada moment.